Эксперт
Клинских Станислав Александрович, руководитель компании «АСПЛОМБ-Урал»
Представьте ситуацию: кадровику для проверки нужно поднять личные дела сотрудников, но ключ от архива не могут найти. Никто не помнит, когда последний раз видели связку и куда положили. В итоге простая задача создает суматоху, потерю времени и конфликт между коллегами.
Разбираемся, как навести порядок в системе хранения ключей. Рассказываем, какое оборудование использовать и какие документы оформить.
Содержание
- Система хранения ключей в организации: как устроена и зачем нужна
- Где хранить ключи: подборка оборудования
- Когда ключи нужно опечатывать и как это сделать
- Какие документы по хранению ключей должны быть в организации
- Особенности хранения ключей от некоторых помещений
- Как внедрить систему хранения ключей: пошаговый алгоритм
- Главное о хранении ключей в организации
Система хранения ключей в организации: как устроена и зачем нужна
Замки в кабинетах, складских, производственных и технических помещениях — это часть системы безопасности компании. От того, как устроено хранение и выдача ключей, зависит бесперебойная работа оборудования, защита имущества и документов.
Какие задачи решает система хранения ключей:
Снижает риск утери
Сотрудники не носят комплекты с собой, а оставляют в специальном шкафу или металлической ключнице. Служба безопасности видит, кто и когда взял связку. Если ключ вовремя не вернули, оперативно выясняют причины.
Ограничивает несанкционированный доступ
Комплекты не покидают территорию организации. Поэтому вероятность, что кто-то изготовит неучтенный дубликат, существенно сокращается.
Устанавливает ответственность сотрудников
Письменный приказ руководителя определяет, у кого хранятся ключи, кто и какие связки может брать и когда должен вернуть.
Система хранения ключей — это не просто локация, где они лежат, а понятный порядок действий для персонала и внутренние регламенты, зафиксированные в документах.
Вот какие элементы она включает:
Прием на хранение
Служба безопасности фиксирует, сколько связок изготовили для каждого кабинета и где находятся комплекты. Все ключи маркируют, например, с помощью пластиковых брелоков с бумажной вставкой: указывают номер помещения и фамилию ответственного.
Хранение в установленном месте
Специальный шкаф, ключницу, сейф или пенальницу размещают на вахте, пропускном пункте или в комнате охраны — зависит от внутреннего регламента компании.
Выдача персоналу
Ответственный сотрудник в специальном журнале отмечает: кто взял ключ и время выдачи. Получивший связку человек ставит подпись. Подробнее о документах по системе хранения ключей расскажем в следующих разделах.
Возврат на хранение
Этот момент тоже фиксируют в журнале. Ответственный проверяет, чтобы в конце смены или рабочего дня все комплекты были на месте. Если какого-то не хватает, проверяет кабинет или связывается с коллегой, который получал ключ.
Контроль и учет
Даже если персонал не пользуется комплектом каждый день, ответственный сотрудник периодически проверяет состояние связки. Это позволяет вовремя заметить пропажу, повреждение или подмену.
Чтобы ключи не путались, и нужные связки легко находились, в ключницах АСПЛОМБ-Урал есть встроенные крючки
Где хранить ключи: подборка оборудования
Выбор оборудования зависит от конкретной задачи: разместить определенное количество ключей, сэкономить место, обеспечить особый режим доступа. Все устройства можно разделить на две категории: стационарные и переносные.
Стационарное оборудование для хранения ключей:
Представляет собой стальной бокс с отверстиями для крепления к стене. Запирается на почтовый замок и вмещает от нескольких десятков до нескольких сотен ключей. В каталоге АСПЛОМБ-Урал есть устройства на 20, 40, 80, 100, 300 и даже 600 комплектов. Это удобный и компактный вариант, когда нужно хранить много ключей в быстром доступе, но не занимать большое пространство.
Это модификация ключницы под одну связку. В металлическом корпусе с почтовым замком размещаются ключи от аварийного выхода на пути эвакуации. В набор входит молоток, которым разбивают стекло в дверце, чтобы достать комплект.
Ответственный сотрудник в специальном журнале отмечает: кто взял ключ и время выдачи. Получивший связку человек ставит подпись. Подробнее о документах по системе хранения ключей расскажем в следующих разделах.
Переносное устройство для хранения ключей
В цилиндрический корпус из пластика или металла помещается один ключ. Крышка закручивается на резьбу, и при необходимости опечатывается. Устройство защищает ключи от повреждения и утери, а пломба — от несанкционированного доступа.
Пример металлической ключницы: некоторые модели АСПЛОМБ-Урал оснащает прозрачными дверцами, которые позволяют проверять наличие ключей, не открывая замок
Металлические пеналы для опечатывания ключей отличаются износостойкостью, а пластиковые — легкостью
Так выглядит ключница-пенальница на 30 комплектов ключей и 30 тубусов
Несколько пеналов можно хранить в специальном устройстве — пенальнице. Внешне она выглядит как ключница, но внутри находятся ячейки для цилиндрических тубусов. АСПЛОМБ-Урал усовершенствовал такие изделия и производит комбинированную версию — ключницы-пенальницы. В них есть и отверстия для размещения пеналов, и крючки для брелоков с ключами. Удобное и экономичное решение позволяет не покупать сразу два отдельных ящика.
Когда ключи нужно опечатывать и как это сделать
В организациях с повышенными требованиями к безопасности ключи не просто хранят, но и наглядно фиксируют факт доступа к ним. Для этого используют пеналы с возможностью опломбирования и опечатывания. На таких устройствах есть проушины для фиксации пломбы и углубления, которые заполняют пластилином или мастикой.
Опечатывание ключей применяют на режимных объектах или когда комплект имеет особую ценность. Например, пеналы с мастикой используют в государственных архивах, силовых структурах и на оборонных производствах. Также устройства для хранения с пломбами и печатями нужны для резервных ключей. В случае утери основной связки, это единственный способ попасть в кабинет без вскрытия замка, поэтому важно обеспечить таким комплектам дополнительную защиту.
По состоянию печати и пломбы на пенале можно определить, пользовались ключом или нет
Для опечатывания ключей в пенале удобно использовать дюралюминиевые штампики. С помощью лазерной гравировки АСПЛОМБ-Урал нанесет на них логотип вашей компании
Как опечатать ключи в пенале:
1
Поместите ключ в тубус
2
Проденьте в проушины отрезок шпагата или нити
3
Проведите концы отрезка через углубление в крышке
4
Заполните углубление пластилином или мастикой
5
Поставьте оттиск печати — фирменной или персональной
6
Зафиксируйте факт опечатывания в журнале учета ключей
Какие документы по хранению ключей должны быть в организации
Письменные правила и регламенты нужны, чтобы сотрудники четко понимали: где брать и куда сдавать ключи, кто ответственный за хранение, что делать в нестандартной ситуации. Обычно документальная система включает четыре уровня.
1
Общее положение по компании
Это базовый документ, который определяет, как в целом устроено хранение ключей.
Что описывает:
- Перечень помещений — с номерами кабинетов
- Категории ключей — основные, резервные, аварийные
- Места и устройства хранения — ключница на вахте, сейф в комнате охраны, индивидуальные тубусы
- Требования к учету ключей и контролю состояния комплектов
- Ответственность сотрудников за нарушение регламента
2
Инструкция по хранению, выдаче и возврату
Содержит порядок повседневной работы с ключами и алгоритм действий в нештатных ситуациях. Документ фиксирует: как принимать комплекты на хранение, на каком основании выдавать сотрудникам, как зарегистрировать возврат, что делать при утере ключа или несанкционированном вскрытии опечатанного пенала.
3
Приказ по компании об ответственных
В документе указывают: кто организует и контролирует хранение ключей, какие сотрудники имеют право получать связки от конкретных комнат в рабочее и нерабочее время. Кто исполняет обязанности ответственного, если тот в отпуске или на больничном.
4
Журнал контроля движения ключей
Это инструмент оперативного учета комплектов. Его можно вести в бумажном или электронном виде — главное, вовремя заполнять.
Как правило, документ содержит такие графы:
- Дата и время выдачи ключа
- ФИО и должность выдавшего
- ФИО получившего ключ
- Номер или наименование помещения
- Основание выдачи
- Дата и время возврата ключа
- Подписи выдавшего и получившего сотрудника
Пример оформления журнала учета выдачи ключей.
Источник: wildberries.ru
Источник: wildberries.ru
Особенности хранения ключей от некоторых помещений
Требования к хранению комплектов различаются, и это связано с рисками ущерба от несанкционированного доступа. Если посторонние проникнут в переговорную комнату, возможно, украдут офисную технику или ценные вещи. А если откроют серверную и повредят оборудование — это может остановить работу компании и привести к финансовым потерям. Рассмотрим, как хранят и учитывают ключи от разных помещений.
Рабочие кабинеты
В большинстве случаев достаточно базового контроля: комплекты помещают в ключницу на вахте, запрещают сотрудникам уносить их с территории организации, учитывают выдачу и возврат. Это снижает риск бесконтрольного изготовления дубликатов.
Склады с материальными ценностями
Здесь требования строже. Письменным приказом руководитель может ограничить круг лиц с правом доступа к ключам. Каждый факт выдачи фиксируют в журнале, резервные комплекты опечатывают.
Серверные и архивные комнаты
Во многих организациях эти объекты относятся к режимным. Поэтому ключи могут храниться в сейфе или электронной ключнице с сейфовым замком. Запасные комплекты опечатывают в тубусах, выдачу и возврат усиленно контролируют.
Электроустановки
Получить ключи могут только сотрудники с особыми допусками — электротехнический персонал. Учет выдачи и возврата ключей от таких помещений нередко ведут в отдельном журнале.
Как внедрить систему хранения ключей: пошаговый алгоритм
Составили универсальную схему, которую можно взять за основу и адаптировать под особенности вашей компании.
1
шаг
Составить перечень помещений и определить категории ключей
Начать стоит с ревизии: какие кабинеты в здании закрываются на ключ. Разделите связки на категории: основные, режимные, резервные, аварийные. Посчитайте, сколько всего комплектов нужно хранить.
2
шаг
Выбрать формат хранения
Подберите оборудование под каждую категорию ключей: например, металлическую ключницу для основных, электронную ключницу — для режимных, пожарную ключницу — для аварийных.
3
шаг
Определить ключи с дополнительным контролем
Если есть ключи, которые нужно опечатывать, предусмотрите специальные тубусы и пенальницы, где они разместятся.
4
шаг
Разработать и утвердить документы
Составьте общее положение о хранении ключей, напишите инструкцию о выдаче и возврате, назначьте приказом ответственных, заведите журнал учета ключей. Проведите обучение: ознакомьте сотрудников с документами, проверьте знания регламентов.
5
шаг
Контролировать и проверять
Чтобы система работала, контроль должен быть регулярным, но не избыточным. Проверяйте, как вахтеры или служба безопасности ведут журнал учета ключей, периодически сверяйте наличие и сохранность резервных и аварийных комплектов. Напоминайте сотрудникам, как важно соблюдать правила.
Главное о хранении ключей в организации
Система хранения ключей — элемент внутренней безопасности компании
Четкий порядок учета, выдачи и возврата снижает риск утери, ограничивает несанкционированный доступ и закрепляет персональную ответственность сотрудников.
Оборудование подбирают под задачи
Используют стационарные решения: ключницы и пенальницы. Есть переносные устройства — пеналы. Для режимных и резервных ключей дополнительно применяют опечатывание.
Правила закрепляют в документах
Общее положение по компании, инструкция, приказ об ответственных и журнал учета ключей делают порядок хранения прозрачным, управляемым и понятным для сотрудников.
Специалисты АСПЛОМБ-Урал помогут подобрать устройства для хранения ключей и сопутствующие материалы: брелоки, кольца, пломбы, штампы для опечатывания. Звоните нам по телефону 8 (800) 7758-207 или ищите на официальном сайте контакты представительства в вашем городе.
