Чтобы пломба выполнила свою функцию, важно не только правильно ее установить, но и зафиксировать индивидуальные данные, а также проконтролировать эту информацию перед снятием.
В статье разберем, как принимать, хранить и выдавать пломбировочные устройства (ПУ) и какие сведения о них записывать в журнал.
Содержание
- Для чего предприятия ведут учет пломб
- Какие пломбы необходимо учитывать
- Кто отвечает за учет и сохранность пломб на предприятии
- Как организовать приемку пломб
- Как правильно хранить пломбы
- Какие сведения вносить в журнал учета пломб
- Кому и как выдавать номерные пломбы
- Как зафиксировать установку пломбы
- Как проверять пломбы на приборах учета
- Частые вопросы
Для чего предприятия ведут учет пломб
Система учета пломб в организации отслеживает движение номерных ПУ — от покупки у производителя до установки, последующего снятия и утилизации.
Вот какие задачи она решает:
Какие пломбы необходимо учитывать
Согласно пункту 3.7. ГОСТ Р 52326-2019, правила учета действуют для пломб, у которых есть индивидуальный контрольный знак. Это может быть уникальный цифровой или буквенно-цифровой код, штриховой или QR-код.
Номерные пломбы используют в разных сферах — логистике, коммунальном хозяйстве, продаже товаров через интернет. В таблице собрали примеры объектов, на которые чаще всего распространяется учет ПУ.
| Объект | Для чего нужна номерная пломба |
| Приборы учета (счетчики) | Помогает бороться с хищениями ресурсов: воды, электричества, газа, тепла |
| Оборудование различного назначения | Предотвращает доступ посторонних в распределительные шкафы, инженерные узлы, трубопроводные магистрали |
| Двери, шкафы, сейфы | Защищает важную документацию и материальные ценности |
| Транспорт и грузы | Помогает убедиться, что товар доехал к получателю в том виде и комплектации, как его отправил продавец |
| Химические пробы | Подтверждает целостность образца и исключает подмену |
АСПЛОМБ-Урал производит различные виды номерных пломб: пластиковые, антимагнитные, роторные, силовые, наклейки. Полный ассортимент представлен в каталоге на сайте.
Кто отвечает за учет и сохранность пломб на предприятии
Ответственного сотрудника назначают внутренним приказом по организации. В зависимости от предприятия им становится кладовщик, специалист службы безопасности, работник на линейной должности или руководитель.
В обязанности ответственного за учет пломб может входить:
На небольших предприятиях за учет пломб обычно отвечает один человек, который принимает, хранит и выдает устройства. В крупных компаниях удобнее разделить обязанности: например, кладовщик принимает и хранит партии, а специалист по безопасности — выдает ПУ сотрудникам.
Как организовать приемку пломб
Складская приемка — это первый этап учета пломб в организациях, которые их используют
Особенности процедуры зависят от внутренних правил компании, но базовый порядок выглядит так:
Должны совпадать наименование продукции на коробках и в товарной документации. Также сравните, сколько пломб поставщик указал в документах и отгрузил фактически.
Этот этап актуален, только если поставщик передает реестр номеров и его возможно сравнить с нумерацией фактически полученных пломб.
На изделиях не должно быть механических повреждений и других дефектов. Конечно, крупную партию не получится осмотреть целиком, поэтому сделайте выборку и возьмите на проверку несколько штук.
Внесите поступившие пломбы в журнал, если такой есть в компании. Составьте акт: укажите дату, тип и количество пломб в партии.
Если обнаружили недостачу, лишние или поврежденные изделия, запишите это в акте и обратитесь к поставщику.
Как правильно хранить пломбы
Пломбы нужно защитить от повреждений и ограничить к ним доступ, чтобы персонал не использовал устройства без регистрации в журнале.
Вот что стоит сделать:
Какие сведения вносить в журнал учета пломб
Согласно пункту 4.3. ГОСТ Р 52326-2019, организации могут вести учет ПУ в электронном или бумажном виде. Отметим, что с бумажным вариантом, где есть «живые» подписи и печати, в случае необходимости проще собрать доказательную базу для суда.
Универсальной формы журнала не существует. Предприятия закупают готовые бланки у производителей или разрабатывают собственные с учетом отраслевых требований и внутренних процедур.
Набор граф зависит от сферы применения журнала и может включать:
- Модель, уникальный номер, цвет и логотип пломбы;
- ФИО и подписи лиц, ответственных за установку и снятие пломбы;
- ФИО и подпись лица, принявшего пломбированный объект;
- Дату и время установки пломбы;
- Дату снятия пломбы;
- Место установки и снятия пломбы;
- Прочие примечания
Также в журнал вклеивают отрывные квитанции — они есть на некоторых видах пломб-наклеек. Номер пломбы дублируется на такой квитанции и упрощает учет.
Некоторые предприятия ведут отдельные журналы для учета снятия пломб. Например, ресурсоснабжающие компании фиксируют, какая пломба стояла на счетчике и по какой причине ее сняли.
АСПЛОМБ-Урал выпускает два типа журналов для учета пломб. По желанию заказчика делаем нумерацию страниц, ламинирование и прошнуровывание переплета.
Кому и как выдавать номерные пломбы
Пломбировочные устройства получает персонал, который выполняет пломбирование объектов. Это может быть специалист по эксплуатации оборудования, контролер сохранности пломб на приборах учета, сотрудник службы безопасности или мастер участка.
Выдачу удобно организовать в таком порядке:
Передавать номерные пломбы без регистрации нежелательно — это мешает установить, где и кем они использовались. А такая информация понадобится в случае повреждения пломбы или несоответствия номера при проверке.
Как зафиксировать установку пломбы
Пломбирование объектов фиксируют не только в журнале учета пломб. Некоторые предприятия дополнительно составляют акт установки ПУ. Например, так делают организации ЖКХ, когда пломбируют счетчики воды, газа или электричества.
Какие сведения содержит акт установки пломбы:
Как проверять пломбы на приборах учета
Контроль ПУ — это тоже часть системы учета, что указано в главе 5 ГОСТ Р 52326-2019. Стандарт позволяет изготовителям, поставщикам и пользователям самостоятельно определять порядок проверки пломб. При этом результаты нужно фиксировать документально. Периодичность контроля устанавливают внутренние регламенты предприятия, инструкции или графики техобслуживания.
В этом разделе рассмотрим частный случай — проверку пломб на приборах учета.
Представители водоканалов, электросетей и управляющих компаний обычно контролируют ПУ по таким параметрам:
- Номер пломбы совпадает с записью в журнале или акте
- Нет трещин и деформаций на корпусе
- Запирающий механизм исправен
- Отсутствуют следы механического или магнитного воздействия
- Пломбировочная проволока, трос или хвостовик надежно зафиксированы
- Маркировка и индивидуальный номер четко видны и легко читаются
Что делать при снятии пломбы:
Сверьте ее номер, внешний вид и прочие характеристики, зафиксированные в документах при пломбировании. Убедитесь, что на устройстве нет признаков несанкционированного вскрытия или подмены.Если такие признаки обнаружены, следуйте внутренней процедуре, которая регламентирует действия сотрудников в таких случаях. В присутствии свидетелей составьте акт о выявлении признаков вскрытия и обязательно сфотографируйте поврежденную пломбу.
Частые вопросы
В нормативных актах нет строгого требования. Но журнал учета и установки пломб, а также журнал установки и снятия пломб — это удобные формы для контроля за обращением ПУ. Ведение журнала не требует больших затрат, при этом облегчает работу службе безопасности и материально ответственным сотрудникам.
Это делают контролеры из ресурсоснабжающих компаний: электросетей, теплосетей, водоканалов. Также руководитель предприятия может назначить сотрудника, который следит за целостностью пломб на счетчиках между официальными проверками.
Номер нужно сверять с записью в журнале учета пломб или актом установки. Это, особенно важно при передаче объекта и плановом контроле.
Проверяйте оба признака: наличие устройства само по себе не подтверждает, что к объекту не было постороннего доступа. Пломбу могли вскрыть и поменять на новую.
Да, ГОСТ Р 52326-2019 это разрешает. Форму учета предприятия выбирают сами. Главное, обеспечить сохранность данных, фиксировать изменения состояния ПУ и указывать ответственных за ведение учета.
