Эксперт
Клинских Станислав Александрович, руководитель компании «АСПЛОМБ-Урал»
Опечатывать двери в офисе, на производстве или складе могут не только государственные органы, но и сотрудники компании. Причин множество: сохранить документы, не пустить посторонних к опасному оборудованию, защитить товары от кражи.
В этой статье разбираем, как работают средства для опечатывания дверей помещений. Рассказываем, какие устройства использовать и какие документы оформить.
Кто и зачем опечатывает двери в помещениях
Опечатывание дверей — это простой и эффективный способ ограничить доступ в помещение. Процедура помогает сохранить материальные ценности и документы, обеспечить безопасность людей и соблюдать внутренние регламенты организации. Для опечатывания используют разные решения: от обычных бумажных лент до современных пластиковых пломб и пломб-наклеек. Подробнее об этих устройствах расскажем в следующих разделах.
Кто может установить пломбу или печать на дверь:
Печати и пломбы защищают склады, архивы, кассы, серверные комнаты и кабинеты ответственных сотрудников. Например, когда работников нет на месте, при инвентаризации или передаче кабинета между коллегами — как подтверждение того, что к документам или оборудованию не было постороннего доступа.
Кто может установить пломбу или печать на дверь:
Сотрудники организации
Двери опечатывают руководители, специалисты службы безопасности или материально ответственные лица — зависит от внутренних регламентов.
Государственные органы
Санитарно-эпидемиологическая служба имеет право опечатать кафе или ресторан, если обнаружит угрозу для здоровья посетителей. Следственные органы могут ограничить доступ в комнату, где произошло преступление. А управляющая компания опечатывает помещение, если там опасно находиться из-за неполадок на инженерных коммуникациях.
Пломбу или печать на дверь устанавливают так, чтобы ее невозможно было снять незаметно. Например, на индикаторных пломбах-наклейках при попытке вскрытия проявляются надписи
Чем опечатать дверь в помещении
В этом разделе собрали популярные решения — от традиционных до самых современных. Расскажем, в чем суть, преимущества и недостатки каждого способа.
Бумажная лента
Отрезок бумаги крепят на полотно и коробку двери, ставят подпись ответственного, печать организации, дату и время опломбирования. Это один из самых старых методов. Он теряет актуальность, потому что появились более надежные и удобные в использовании устройства.
Преимущества
Минимальные затраты
Недостатки
Легко подделать или заменить
Бумага — недолговечный материал и боится влаги
Не имеет средства идентификации — уникального номера
Нужны дополнительные материалы для установки: клей, ножницы, скотч
Печать из пластилина или мастики
Еще один традиционный способ защиты помещений, который сейчас используют в основном государственные и муниципальные организации. Опечатывающее устройство состоит из чашки и откидного флажка. Чашку заполняют пломбировочным материалом и ставят оттиск специальной печатью — она может быть персональной у каждого сотрудника. При попытке открыть дверь флажок ломает узор на пластилине или мастике, что служит сигналом несанкционированного доступа.
Преимущества
Подходит для многоразового использования
Экономичный вариант
Недостатки
Оттиск часто отпечатывается нечетко
Легко подделать оттиск
Нужны дополнительные материалы для установки: мастика, пластилин
При использовании легко испачкаться в пломбировочном материале
АСПЛОМБ-Урал поставляет опечатывающие устройства отдельно или в наборе с мастикой, монтажными саморезами и штампом «ОПЕЧАТАНО»
Пломба-наклейка
Удобный и современный инструмент для ограничения доступа. Состоит из полимерного материала и клеевого слоя, используется один раз. У каждого устройства есть уникальный номер, который защищает от подмены, а также упрощает идентификацию и учет пломб-наклеек. На поверхности можно писать маркером или шариковой ручкой, а для даты и подписи ответственного есть готовые поля.
Преимущества
Есть средство идентификации — уникальный номер
Не нужны дополнительные материалы для установки
Надежно приклеивается к поверхности из металла, дерева, стекла, ДСП
Защищена от снятия с помощью лезвия
При вскрытии проявляется индикаторная надпись «ВСКРЫТО» или «СТОП»
Недостатки
При регулярном использовании одноразовое устройство дороже многоразовых печатей под пластилин
Пластиковая пломба
Прочное устройство не получится снять руками — снять руками можно и допустимо, необходимо применить усилие. Для легкости советуем применять ножницы. Представляет собой корпус из полимерного материала с гибким элементом и замком. Пластиковая пломба рассчитана на одноразовое использование: гибкий элемент невозможно вынуть из замка без повреждений и вставить повторно. Такой механизм защищает от вскрытия и подмены. Устройство подходит для любых объектов с проушинами или отверстиями для опломбирования: дверей, шкафов, сейфов, решеток.
Преимущества
Не боится влаги и перепадов температуры
Есть средство идентификации — уникальный номер
Не нужны дополнительные материалы для установки
Подходит для опломбирования дверей на долгий срок
Недостатки
При регулярном использовании одноразовое устройство дороже многоразовых печатей под пластилин
Уникальный номер на пластиковой пломбе изготовлен методом лазерной гравировки, поэтому не выцветает, не смывается водой и химическими растворителями
Какие документы оформляются при опечатывании дверей
Чтобы пломба или печать выполняли свою функцию, важно их не просто установить, но и правильно зафиксировать данные в документах. Регламент зависит от организации.
Чаще всего используют несколько базовых форм:
Приказ об опечатывании
Содержит юридические основания для ограничения доступа и назначает ответственных лиц. В нем прописывают причины и способ опечатывания, номер помещения, данные сотрудников и условия снятия пломб.
Журнал учета и установки пломб
Систематизирует информацию о фактах опечатывания дверей. В документе отмечают: когда установили и вскрыли пломбу, какой у нее уникальный номер.
Акт об опечатывании
Составляется, когда установка пломбы на дверь — это разовое действие, а не регулярный процесс. Например, обычно склад с товарами закрывают на ключ, но во время инвентаризации выявили недостачу и опломбировали помещение.
Образец журнала учета и установки пломб
Как правильно опечатать дверь: пошаговая инструкция
Законодательство не устанавливает единый порядок опечатывания помещений. Процесс определяется внутренними регламентами компании или государственной службы, но есть несколько общих моментов.
Так выглядит примерный алгоритм:
1
шаг
Определите юридические основания
Перед началом процедуры должен быть приказ руководителя, служебная записка уполномоченного сотрудника или требование государственных органов. В документе указывают помещение, цель опечатывания и ответственных лиц.
2
шаг
Проверьте помещение
Осмотрите кабинет, склад или комнату. Убедитесь, что внутри нет людей, окна закрыты, оборудование отключено, а доступ через смежные помещения невозможен.
3
шаг
Выберите устройство
Ориентируйтесь на внутренний регламент организации. Если строгих правил опечатывания помещений нет, рекомендуем использовать современные решения: пломбы-наклейки или пластиковые номерные пломбы. Они надежные, долговечные и удобные в установке.
4
шаг
Закрепите пломбу или печать
Разместите устройство так, чтобы двери не открывались без его повреждения. Способ установки зависит от типа пломбы:
- Пломба-наклейка. Заполните поля с данными: поставьте дату и подпись ответственного лица. Затем отделите наклейку от основы и приложите к поверхности так, чтобы пломба одновременно находилась на полотне и коробке двери. Разгладьте и удалите пузырьки воздуха.
- Пластиковая пломба. Проденьте гибкий элемент в проушины или отверстия для опломбирования, а потом вставьте в замок. Затяните пломбу и зафиксируйте устройство на двери.
- Печать из пластилина или мастики. Установите откидной флажок в рабочее положение. Заполните чашку пломбировочным материалом и поставьте оттиск печати.
5
шаг
Зафиксируйте опечатывание
Внесите информацию в акт или журнал учета и установки пломб: укажите дату и время, номер помещения, способ опечатывания, номер пломбы, фамилии ответственных.
6
шаг
Организуйте контроль
Служба безопасности или сотрудники должны периодически проверять целостность пломбы. Это особенно важно, если дверь опечатана на длительный срок.
7
шаг
Правильно вскройте помещение
Снятие пломбы тоже оформляйте документально — в журнале или акте. Фиксируйте дату, время и основания для вскрытия.
Опечатывание часто используют как дополнительную защиту вместе с запиранием двери на ключ. В этом случае пригодятся пеналы — они защищают ключи от утери и несанкционированного изготовления дубликатов , а также для хранения запасных ключей
Что делать, если обнаружили поврежденную пломбу
Порядок действий зависит от правил компании. Обычно ответственные сотрудники собирают комиссию и фиксируют посторонний доступ: составляют акт, фотографируют и сохраняют взломанную пломбу. Затем проводят внутреннее расследование, вызывают полицию или представителей организации, которая пломбу установила или сотрудников
Частые ошибки при опечатывании дверей
Нарушения в процедуре могут снизить степень защиты или сделать опечатывание бесполезным.
Собрали самые распространенные ошибки:
Не проверили состояние поверхности
Чтобы использовать пломбу-наклейку, полотно и коробка двери должны быть сухими и чистыми. Иначе адгезивный слой не прикрепится, и пломба самопроизвольно отклеится.
Откидной флажок не препятствует открыванию двери
Опечатывающее устройство под мастику установлено так, что при открывании полотно не цепляет флажок и оттиск печати остается целым.
Гибкий элемент неправильно продет в замок
При использовании пластиковых пломб «хвост» нужно вставлять в замок с той стороны, которая помечена указательной стрелкой.
Гибкий элемент затянут не полностью
Что даёт возможность для манипуляций с пломбой
Проушины на двери установлены так, что открыт доступ к выкручиванию саморезов
Главное о пломбах и печатях для дверей
Двери опечатывают, чтобы ограничить доступ в помещение
Это помогает защитить материальные ценности от кражи, документы от подмены и людей от опасных аварийных ситуаций. Печати и пломбы устанавливают сотрудники организации или представители госструктур.
Для опечатывания дверей используют одноразовые устройства:
пломбы-наклейки и пластиковые номерные пломбы. Есть варианты для многоразового использования — печати из пластилина или мастики. Первый способ надежнее, но на выбор влияют внутренние регламенты организации.
Факт опечатывания фиксируют в документах
Для этого ответственные сотрудники составляют акт или ведут журнал учета и установки пломб.
На сайте АСПЛОМБ-Урал есть полный каталог пломб и опечатывающих устройств для дверей. Наши специалисты проконсультируют и помогут выбрать лучшее решение под ваши задачи.
